Jeder hat sie (muss sie haben), jeder braucht sie – Dokumente!
Dies beginnt mit unserer Geburt – Geburtsurkunde – und endet mit unserem Tod – Sterbeurkunde. Dazwischen liegen viele andere Papiere, die Klarheit über unsere Herkunft geben (Staatsbürgerschaftsnachweis), über unseren Wohnort (Meldezettel), über unsere Religion, Familienstand etc.
Dazu kommen sämtliche Zeugnisse und Nachweise über besuchte Kurse – bei jedem Vorstellungsgespräch benötigen Sie zumindest Ihre Abschlusszeugnisse, Studiumsnachweis etc.
Dann besitzen Sie ein Auto – dazu gibt es Typenschein, Versicherungspolizzen. Wohin damit? Natürlich in den Dokumentenschrank, den der ist genau der richtige Platz dafür!
So fallen alleine im Privatbereich schon eine Unmenge an Dokumenten an, meistens noch in Papierform. Wir geben Ihnen den Tipp, dass Sie diese wichtigen Unterlagen auch scannen und dann die Datenträger, worauf sich diese wichtigen Informationen befinden, ebenfalls sicher versperren. Lieber zweimal sichern als keinmal!
In Ihrem Unternehmen fällt bestimmt noch viel mehr „Papierkram“ an. Verträge, Versicherungspolizzen, sämtliche Mitarbeiterdaten, Fuhrpark-Daten, Akten und, und, und – fragen Sie einmal Ihre Buchhaltung!
Deshalb ist ein Dokumentenschrank, egal ob für gewerbliche oder private Zwecke, eine sinnvolle Anschaffung um vor
ausreichend zu schützen.
Wie groß soll der Dokumentenschrank sein?
Dokumentenschutztresore unterscheiden sich in der Größe und Bauweise. Überlegen Sie, wie viele Ordner/Mappen Sie ungefähr unterbringen müssen. Wählen Sie Ihren Dokumentensafe lieber eine Nummer größer als zu klein – die Papierflut wird nicht wirklich eingedämmt, es gibt immer wieder Schriftstücke, die auch in Papierform abgelegt werden. Eine kleine Platzreserve ist mit Sicherheit kein Nachteil.
Oft ist auch Platz für einen kleinen Innentresor oder eine feuerfeste Wertschutzkassette. Dort können Sie dann auch digitale Datenträger unterbringen. Wenn Sie besonders viele digitalen Datenträger (CDs, DVDs, Festplatten etc.) schützen möchten, raten wir Ihnen zum Kauf eines Datensicherungstresors, der diese hitzeempfindlichen Daten schützt. Lesen Sie dazu unsere Informationen in der Kategorie Datenschutzschrank.
Dokumententresore sind meistens große Stahlbüroschränke mit viel Platz für Ordner, die durch massive Bauweise überzeugen. Die Fachböden sind höhenverstellbar und Sie können selbst entscheiden, wie Sie das Innenleben gestalten, ob alle Fachböden im Dokumentensafe bleiben, oder ob welche entnommen werden, um z.B. auch größere Wertgegenstände unterzubringen, Schutzkassetten, feuerfeste Dokumententaschen etc. Modellabhängig gibt es auch Sonderausstattungen – Hängeregistratur oder Teleskopfachboden, Innentresor – fragen Sie uns, wenn Sie daran Interesse haben.
Wie bei allen Tresoren gibt es auch bei Dokumentenschränken unterschiedliche Schlossvarianten. Das Doppelbart-Hochsicherheitsschloss inkl. 2 Schlüssel, das Elektronikschloss (bedienbar durch Codeeingabe, mit mechanischer Notöffnungsmöglichkeit oder mit Batterie zu bestromen) oder das Zahlenkombinationsschloss. Sollten Sie Fragen zu den Schlössern haben, wenden Sie sich jederzeit an uns.
Informieren Sie sich schon beim Kauf darüber, wie das Elektronikschloss im Notfall zu öffnen ist – ob es mit oder ohne Revision (Schlüsselöffnung) ist, ob es notbestromt werden kann etc. Verwenden Sie bitte nur die vorgesehenen Batterien, damit eine einwandfreie Funktion gewährleistet ist. Sollte ein Schloss einmal kaputt gehen, haben wir in unsere Kategorie Ersatzteile einige Schlösser für Tresore im Angebot.
Dokumentenschränke bekommen ein ordentliches Gewicht – 70 prallgefüllte Ordner zum Beispiel wiegen einiges. Sorgen Sie bei der Aufstellung dafür, dass der Dokumentensafe einen sicheren Halt bekommt und nicht umkippen kann. Das Montagematerial für die Verankerung ist bei unseren Tresoren im Lieferumfang enthalten.
Dokumente werden oft zur Hand genommen – Ihr neuer Dokumententresor sollte nicht unbedingt im Keller stehen, aber er muss auch nicht sofort ins Auge springen. Achten Sie immer darauf, dass der Tresor versperrt ist. Auch wenn Sie nur schnell mal einen Ordner brauchen und damit in ein anderes Büro gehen – schließen Sie die Tür Ihres Büroschrankes ab, damit keine Unterlagen in falsche Hände geraten.
Ob es der kleine Dokumententresor für Zuhause wird oder der große Stahlbüroschrank für das Büro – Sicherheit für Ihre Dokumente steht an erster Stelle!
